FAQ - Scontrini telematici

INDICE

• 1. Il registratore telematico si potrà utilizzare da tutte le postazioni del gestionale? Anche fisicamente lontano da dove il registratore si trova effettivamente?
• 2. Ci saranno dei cambi nella procedura di emissione del conto sul lato gestionale?
• 3. Cambierà la gestione degli acconti?
• 4. Devo emettere un documento di penale utilizzando un acconto, ma viene restituito l'errore "L'importo dell'acconto è superiore al totale da pagare". Come devo procedere? 
• 5. Se collego il registratore telematico al computer tramite cavo seriale RS232, è necessario collegarlo comunque a internet?
• 6. In caso di blocco momentaneo della postazione in cui si utilizza il gestionale per stampare gli scontrini telematici, sarà comunque possibile emettere scontrini?
• 7. Come posso emettere uno scontrino senza l'utilizzo del gestionale?
• 8. La numerazione degli scontrini elettronici seguirà lo stesso numero progressivo delle precedenti ricevute fiscali?
• 9. Se sbaglio l'emissione di un documento, posso ripristinarlo?
• 10. Come mi comporto in caso avessi la necessità di stornare uno scontrino telematico?
• 11. Cosa verrà scritto sullo scontrino?
• 12. In caso di modalità di emissione "Half Credit" o "Full Credit", sarà possibile emettere uno scontrino con importo a 0 per il cliente?
• 13. Posso inviare il comando di chiusura fiscale al registratore tramite il gestionale?
• 14. Come mi comporto se ho già trasmesso i corrispettivi elettronici di una determinata giornata, ma con Iva errata?
• 15. La chiusura fiscale del registratore presenta totali diversi rispetto ai corrispettivi del gestionale. Cosa posso controllare?
• 16. Il portale ericsoft exchange per l’invio telematico delle fatture elettroniche allo SDI rimarrà in funzione, oppure verrà sostituito dal nuovo sistema?
• 17. In presenza di buoni pasto, come posso utilizzare il rientro tallon?
• 18. Non dispongo ancora di un registratore di cassa telematico. Come posso fare per comunicare i corrispettivi all'Agenzia delle Entrate?
• 19. Cosa accade in caso di interruzione dell'attività per chiusura settimanale, ferie, domenicale, eventi o qualsiasi altra condizione di interruzione della trasmissione (non causata da malfunzionamento tecnico dell'apparecchio)?
• 20. Il mio registratore di cassa telematico è temporaneamente fuori uso. Come posso fare per comunicare i corrispettivi all'Agenzia delle Entrate?
• 21. Entro quanto tempo si deve effettuare la trasmissione dei corrispettivi giornalieri? 
• 22. Come e quando avverrà l’invio dei corrispettivi all'Agenzia delle Entrate?
• 23. Come si comportano i corrispettivi in caso di importi "non riscossi"?
• 24. Come posso gestire i corrispettivi non incassati (scontrini con tipo pagamento Sospeso) sul gestionale?
• 25. Ho acquistato un registratore telematico Custom tramite Ericsoft. Come posso eseguire l'aggiornamento del firmware?

1. Il registratore telematico si potrà utilizzare da tutte le postazioni del gestionale? Anche fisicamente lontano da dove il registratore si trova effettivamente?

Sì, se correttamente configurato in modalità ethernet e se il registratore acquistato lo supporta, poiché il registratore telematico è dotato di connessione internet per la trasmissione dei corrispettivi telematici. Per poterlo utilizzare correttamente, una volta configurato su tutte le postazioni desiderate, occorre abilitare la modalità condivisa da Impostazioni > Opzioni > selezionare la postazione > Parametri > Registratore di cassa > Attiva modalità condivisa.

2. Ci saranno dei cambi nella procedura di emissione del conto sul lato gestionale?

No, non ci saranno modifiche nella procedura di emissione del conto lato gestionale. Sarà sufficiente impostare la destinazione di stampa del documento in Registratore di cassa scontrino e scegliere l'esposizione desiderata ricordandosi di abilitare in essa la visualizzazione del castelletto IVA (dato obbligatorio).

3. Cambierà la gestione degli acconti?

Sì, a partire dalla versione 2.1.5.47 di Suite 4° / Hotel 4° / Risto 4° è possibile utilizzare gli acconti in fase di emissione documento, ma prestando attenzione all'utilizzo dell'aliquota Iva dell'acconto stesso, come spiegato al seguente paragrafo: Gestione degli acconti su registratore telematico.

Per versioni precedenti alla 2.1.5.47, la gestione degli acconti segue le indicazioni sottostanti.

L'acconto in fase di utilizzo si comporta come un addebito negativo, al fine di calcolare l'importo residuo da saldare. Non essendo possibile stampare addebiti di segno negativo in uno scontrino fiscale, si consiglia di gestire gli acconti con movimenti cassa o fatture di acconto.

Sarà comunque possibile emettere acconti tramite scontrini fiscali ma, qualora il documento a chiusura del conto fosse a sua volta uno scontrino, non sarà possibile utilizzare l'acconto in quanto si tratta di un addebito di segno negativo.

Si renderà quindi necessario emettere prima uno scontrino negativo, per stornare lo scontrino di acconto, e, successivamente, emettere il conto della prenotazione. Se ci sono più registratori collegati all'interno della stessa struttura, sarà necessario eseguire l'operazione di storno dalla stessa postazione dalla quale si è emesso lo scontrino di acconto.

Notare che se il documento di acconto non è stato emesso da alcun registratore di cassa telematico, non sarà possibile stornarlo tramite scontrino negativo in quanto il documento di origine deve essere presente sul registratore telematico. In questi casi, la soluzione consiste nell'emettere una nota di credito del documento di acconto e trasmetterla al SDI.

4. Devo emettere un documento di penale utilizzando un acconto, ma viene restituito l'errore "L'importo dell'acconto è superiore al totale da pagare". Come devo procedere? 

Se è stato registrato un documento di acconto con aliquota IVA 10% e si è in presenza di una cancellazione della prenotazione oppure no show, non sarà possibile emettere un documento di penale utilizzando l'acconto in quanto applicate due aliquote IVA differenti. L'acconto, destinato a saldare l'importo della prenotazione, avrà infatti il 10% di aliquota IVA mentre il documento di penale avrà IVA esente. In questo caso verrà restituito un messaggio di errore.

Sarà quindi necessario emettere una nota di credito a storno del documento di acconto ed emettere un documento di penale per l'intero importo. 

5. Se collego il registratore telematico al computer tramite cavo seriale RS232, è necessario collegarlo comunque a internet?

Sì, in quanto la connessione a internet è necessaria per la trasmissione dei corrispettivi telematici all'Agenzia delle Entrate.

6. In caso di blocco momentaneo della postazione in cui si utilizza il gestionale per stampare gli scontrini telematici, sarà comunque possibile emettere scontrini?

Qualora la postazione non fosse momentaneamente utilizzabile, sarà comunque possibile emettere uno scontrino telematico direttamente dal tastierino del registratore. Essendo il registratore telematico a gestire la numerazione fiscale, tale operazione non comporterebbe alcun buco nella numerazione. Se ad esempio vengono emessi 50 scontrini dal registratore di cassa, all'emissione del 51esimo scontrino dal gestionale, tale scontrino riporterà la corretta numerazione "51" anche se la numerazione su gestionale risulterà diversa.

Allo stesso modo sarà comunque possibile eseguire la chiusura contabile, e relativa trasmissione dei corrispettivi telematici, mediante l'apposito comando digitato da tastierino.

7. Come posso emettere uno scontrino senza l'utilizzo del gestionale?

Per emettere uno scontrino, senza l'utilizzo del gestionale, occorre accedere all'assetto dedicato alla vendita/registrazione, digitare l'importo tramite il tastierino del registratore di cassa e premere il pulsante del reparto corrispondente all'aliquota IVA del prodotto inserito.

Se ad esempio devo emettere uno scontrino di € 250 di camera e € 35 di trattamenti Spa, dove il Reparto 1 sul mio registratore di cassa corrisponde all'Iva al 10% e il Reparto 2 corrisponde all'Iva al 22%, digiterò 250,00 seguito dal pulsante REP1 e 35,00 seguito dal pulsante REP2.

Una volta completato l'inserimento dei prodotti, digitare il pulsante utilizzato per chiudere la transazione ed emettere lo scontrino. Per una corretta configurazione delle aliquote IVA dei reparti si rimanda al manuale tecnico del registratore di cassa.

8. La numerazione degli scontrini elettronici seguirà lo stesso numero progressivo delle precedenti ricevute fiscali?

No, la numerazione degli scontrini elettronici, essendo gestita dal registratore telematico, non è legata alla numerazione del gestionale e verrà azzerata a ogni chiusura fiscale del registratore. In caso di più registratori per la stessa struttura, ogni registratore avrà la propria numerazione.

9. Se sbaglio l'emissione di un documento, posso ripristinarlo?

In caso di emissione errata di uno scontrino, è possibile eseguire il ripristino da gestionale. Se ci sono più registratori collegati all'interno della stessa struttura, sarà necessario eseguire l'operazione dalla stessa postazione dalla quale si è emesso lo scontrino errato.

Il programma genererà il seguente messaggio automatico: Verrà ripristinato lo scontrino fiscale numero XX, della chiusura XX, emesso il giorno DD/MM/YYYY. Continuare?

Rispondendo NO, il gestionale non eseguirà alcuna operazione di ripristino.

Rispondendo SI, il gestionale ripristinerà anche il documento su registratore e verrà stampato uno scontrino di annullamento con il riferimento allo scontrino errato.

Si fa presente che non è possibile eseguire l'annullo di un documento di reso.

10. Come mi comporto in caso avessi la necessità di stornare uno scontrino telematico?

A partire dalla versione 2.1.12.13 di Suite 4° / Hotel 4° / Risto 4° è possibile emettere uno scontrino elettronico con causale contabile negativa, importando lo scontrino che si desidera stornare per l'intero importo. Non è infatti possibile stornare solo parzialmente uno scontrino elettronico da gestionale. Si precisa inoltre che, a differenza della nota di credito, non è possibile emettere uno scontrino elettronico negativo inserendo manualmente i prodotti (es. documento immediato), ma è obbligatorio importare lo scontrino che si desidera stornare. Tale scontrino elettronico negativo non potrà essere ripristinato all'interno del gestionale.

Per versioni precedenti alla 2.1.12.13, non è invece possibile stornare uno scontrino elettronico da gestionale. Si renderà quindi necessario eseguire lo storno manualmente, tramite comandi del tastierino del registratore telematico.

11. Cosa verrà scritto sullo scontrino?

Lo scontrino riporterà i dati del soggiorno in base al tipo esposizione configurato (camera, prodotti, voucher, nome ospiti, castelletto IVA, ecc.). Verranno riportati i medesimi dati delle precedenti ricevute fiscali utili agli ospiti. Per poter emettere correttamente lo scontrino fiscale telematico, è necessario abilitare la visualizzazione del castelletto IVA per il tipo esposizione selezionato.

12. In caso di modalità di emissione "Half Credit" o "Full Credit", sarà possibile emettere uno scontrino con importo a 0 per il cliente?

A partire dalla versione 2.1.12.39 di Suite 4° / Hotel 4° / Risto 4° è possibile emettere uno scontrino elettronico con importo a 0 per il cliente; il gestionale provvede infatti a inserire automaticamente un addebito a zero secondo i parametri definiti in Impostazioni > Parametri > Generali > Generali alle voci Addebito a 0.

Per versioni precedenti alla 2.1.12.39, non è invece possibile emettere uno scontrino che non presenti alcuna riga di addebito all'interno del documento. La soluzione, per poter chiudere il conto e liberare la risorsa, è di utilizzare un tipo di documento proforma (es. Proforma Scontrino) che chiuda il conto/prenotazione (Impostazioni > Documenti > Tipi documento > selezionare il tipo documento da utilizzare > disabilitare l'opzione Disattiva chiusura conto), oppure aggiungere almeno un addebito con importo a 0.

In alternativa, è possibile disabilitare l'opzione Copia nel documento principale, presente all'interno della modalità di emissione selezionata, e procedere direttamente con l'operazione di Libera risorsa in fase di emissione conto. È comunque possibile stampare una copia di cortesia del conto principale, prima dell'emissione del documento, mediante Estratto conto o Proforma (senza chiudere il conto).
Possono essere emessi scontrini con importo a 0 a condizione che abbiano almeno una riga di addebito all'interno del documento.

13. Posso inviare il comando di chiusura fiscale al registratore tramite il gestionale?

Sì, è possibile abilitare l'invio della chiusura al registratore, contestualmente all'operazione di chiusura contabile, tramite le impostazioni Avanzate all'interno della videata di configurazione del registratore (Impostazioni > Opzioni > Postazioni > selezionare la postazione > Parametri > Registratore di cassa).

In alternativa è possibile trasmettere il comando manualmente: all'interno della configurazione dello stesso in Impostazioni > Opzioni > Postazioni > selezionare la postazione > Parametri > Registratore di cassa > Esegui chiusura contabile, tramite pulsante su touch screen, oppure mediante la videata Operazioni > Chiusura contabile > Liste previa abilitazione del comando nella sezione Stampe predefinite (Impostazioni > Parametri > Generali > Stampe predefinite > Registratori di cassa).

Importante. Se ci sono più registratori collegati all'interno della stessa struttura, occorre eseguire l'operazione di chiusura fiscale per ogni registratore configurato.

14. Come mi comporto se ho già trasmesso i corrispettivi elettronici di una determinata giornata, ma con Iva errata?

In caso di trasmissione di corrispettivi elettronici con una mappatura non corretta delle aliquote Iva tra registratore e gestionale, è possibile procedere all'annullo dei documenti con aliquota Iva errata. Occorrerà mantenere il settaggio errato dei parametri durante questa operazione.

Una volta eseguito l'annullo, sarà possibile correggere la configurazione delle aliquote Iva all'interno del gestionale e ripetere l'emissione degli scontrini.

15. La chiusura fiscale del registratore presenta totali diversi rispetto ai corrispettivi del gestionale. Cosa posso controllare?

Nel caso in cui i corrispettivi indicati nella chiusura fiscale del registratore di cassa non risultino congruenti con i corrispettivi all'interno del gestionale, occorre confrontare i singoli documenti emessi dal registratore e quelli salvati all'interno del gestionale per quello specifico giorno o periodo.

Lato registratore è possibile ristampare tutti gli scontrini emessi dal registratore mediante la stampa del giornale elettronico, mentre lato gestionale si consiglia di consultare la lista Emessi con opzione Dettagli Iva abilitata.

La causa della discordanza dei corrispettivi potrebbe essere dovuta a una non corretta configurazione del registratore, al ripristino di documenti sul gestionale ma non sul registratore (e viceversa), oppure all'emissione di scontrini esclusivamente dal registratore stesso, mediante l'utilizzo del tastierino in dotazione. Qualora venissero riscontrate anomalie di altra natura, si consiglia di contattare l'assistenza tecnica Ericsoft indicando esattamente i numeri dei documenti coinvolti.

Si ricorda che la dicitura Num. Doc. Commerciali fa riferimento al numero di documenti commerciali emessi, mentre la voce Num. Doc. Gestionali si riferisce alle altre stampe emesse dal registratore telematico (es. invio corrispettivi, chiusura fiscale, lettura fiscale, proforma, ecc.). Alla voce Totale Corrispettivo vengono conteggiati anche eventuali documenti di reso o di annullo, i cui dettagli sono indicati nelle rispettive righe.

16. Il portale ericsoft exchange per l’invio telematico delle fatture elettroniche allo SDI rimarrà in funzione, oppure verrà sostituito dal nuovo sistema?

La trasmissione delle fatture elettroniche e la trasmissione degli scontrini telematici sono due processi distinti gestiti separatamente.
Nel primo caso la procedura rimarrà invariata e si effettuerà la trasmissione di ogni singolo documento al Sistema di Interscambio; nel secondo caso verranno trasmessi giornalmente i corrispettivi telematici mediante il registratore.

17. In presenza di buoni pasto, come posso utilizzare il rientro tallon?

Non essendo possibile utilizzare importi negativi sui registratori di cassa telematici, sarà necessario applicare uno sconto sul documento corrispondente al valore del rientro tallon (maggiorazione buono pasto).
Esempio. Buono pasto da € 20,00 e conto da saldare pari a € 15,00. Si otterrà un tallon di € 5,00. All'utilizzo del tallon si dovrà applicare uno sconto sul documento pari a € 5,00.

Attenzione. Se presenti addebiti con aliquote differenti all'interno dello scontrino, verrà applicata la ventilazione dello sconto anche sui prodotti aventi aliquota non corrispondente al rientro tallon. È quindi necessario prestare attenzione alle aliquote, in quanto si causerebbe un disallineamento del calcolo dei corrispettivi (imposta).

È consigliato in questi casi emettere un primo documento per i soli addebiti associati all'aliquota dello sconto rientro tallon, ed un secondo documento per gli addebiti rimanenti.

In alternativa, è possibile gestire la funzione di "rientro tallon" non con il registratore RT, ma con un documento di tipo fattura.

18. Non dispongo ancora di un registratore di cassa telematico. Come posso fare per comunicare i corrispettivi all'Agenzia delle Entrate?

Per tutti coloro che non dispongono ancora di un registratore di cassa telematico RT, l'Agenzia delle entrate ha messo a disposizione sul portale Fatture&Corrispettivi il servizio per la comunicazione manuale dei dati dei corrispettivi giornalieri. Consultare il seguente link per visualizzare la procedura.

19. Cosa accade in caso di interruzione dell'attività per chiusura settimanale, ferie, domenicale, eventi o qualsiasi altra condizione di interruzione della trasmissione (non causata da malfunzionamento tecnico dell'apparecchio)?

Il Registratore Telematico, alla prima trasmissione successiva al periodo di inattività, provvede all'elaborazione e all'invio di un unico file contenente la totalità dei dati (ad importi a zero) relativi al periodo di interruzione, per i quali l'esercente non ha effettuato l'operazione di chiusura giornaliera.

Si consiglia di comunicare comunque il periodo di chiusura, in modo da non incorrere in controlli da parte dell'Agenzia delle Entrate dopo 12 giorni di mancata trasmissione. È possibile impostare il registratore come Fuori servizio tramite il proprio cassetto fiscale.

Sarà sufficiente trasmettere la prima chiusura, dopo il periodo di inattività, per portare nuovamente il registratore allo stato In servizio.

20. Il mio registratore di cassa telematico è temporaneamente fuori uso. Come posso fare per comunicare i corrispettivi all'Agenzia delle Entrate?

Nel portale web Fatture e Corrispettivi sono disponibili, sia ai singoli operatori che ai loro intermediari fiscali appositamente delegati, funzionalità che consentono di gestire alcune situazioni di emergenza nell’utilizzo dei Registratori Telematici per la memorizzazione e trasmissione dei corrispettivo e riguardano le seguenti situazioni:

• Assenza di rete internet e/o problemi di connettività del dispositivo. In tal caso estrapolare i corrispettivi dalla scheda di memoria del registratore e trasmetterli manualmente mediante il proprio profilo di Fisconline - Entratel; tale funzionalità ha valenza solo emergenziale e va quindi utilizzata esclusivamente in caso di effettiva necessità;

• Dispositivo con malfunzionamenti e quindi fuori servizio, in tal caso sarà possibile imputare manualmente i dati dei corrispettivi che non è stato possibile memorizzare e trasmettere a causa del guasto dell’RT. Per trasmettere il dato è necessario che la matricola del dispositivo sia stata tempestivamente messa in stato di fuori servizio.

  In caso di mancato o irregolare funzionamento, per qualsiasi motivo, l’esercente dovrà richiedere l'intervento di un tecnico abilitato e, fino a quando non ne sia ripristinato il corretto funzionamento, dovrà provvedere all’annotazione dei dati dei corrispettivi delle singole operazioni giornaliere su apposito registro, da tenere anche in modalità̀ informatica. Per far fronte a questa tipologia di situazioni l’esercente può accedere alla funzione tramite la voce di menù Procedure di Emergenza > Dispositivo Fuori Servizio, disponibile nella sezione Area Gestore ed Esercente. Tale modalità potrà essere utilizzata solo in casi di effettiva necessità ed esclusivamente dopo aver comunicato al sistema lo stato fuori servizio del registratore telematico.
  

21. Entro quanto tempo si deve effettuare la trasmissione dei corrispettivi giornalieri? 

La trasmissione del file dei corrispettivi giornalieri può avvenire entro massimo dodici giorni dalla data di effettuazione dell’operazione di cessione dei beni o della prestazione di servizi, utilizzando un orario casuale all'interno della fascia oraria 00:00 - 22:00, fermi restando gli obblighi di memorizzazione elettronica e di liquidazione dell’IVA rispetto alla data di effettuazione dell’operazione individuata ai sensi dell’art. 6 del Decreto Iva. La trasmissione telematica si considera effettuata nel momento in cui è completata, da parte dell’Agenzia delle entrate, la ricezione del file contenente le informazioni medesime. L’Agenzia delle Entrate attesta l’avvenuta trasmissione dei dati mediante un esito di ricezione, secondo le modalità e i tempi descritti nelle specifiche tecniche allegate al presente provvedimento. In caso di esito negativo, le informazioni si considerano non trasmesse; in tal caso, gli esercenti effettuano la trasmissione del file corretto entro i cinque giorni lavorativi successivi alla comunicazione di scarto.

Nota. Nel primo semestre dall'avvio della normativa: non si applicano le sanzioni se l’invio avviene entro la fine del mese successivo al mese di effettuazione dell’operazione in caso di non disponibilità del registratore telematico.

22. Come e quando avverrà l’invio dei corrispettivi all'Agenzia delle Entrate?

Il registratore telematico effettua l'invio dei corrispettivi in fase di chiusura fiscale del registratore. In caso di mancata trasmissione, il registratore eseguirà un nuovo tentativo di invio ogni 4 ore / 2 ore / 1 ora / 30 minuti in base al settaggio interno al registratore stesso.

È comunque possibile forzare l'invio dei dati in un qualunque momento mediante un comando da tastierino.

23. Come si comportano i corrispettivi in caso di importi "non riscossi"?

In caso di emissione dello scontrino con pagamento a sospeso (importo non pagato), come previsto con la circolare ministeriale n° 249/E del 11 ottobre 1996, l'ammontare dei corrispettivi certificati e oggetto di fatturazione, deve essere scorporato dal totale giornaliero. Gli importi non riscossi quindi, benché soggetti a trasmissione dei corrispettivi, potranno infatti essere stornati in sede di dichiarazione Iva.

Si precisa che il file XML estrapolato e sigillato da registratore RT e trasmesso giornalmente all'Agenzia delle Entrate, non prevede l’indicazione della modalità di pagamento, né l’indicazione dell’incasso o meno di un corrispettivo e sarà trasmesso l'ammontare complessivo suddiviso per aliquota. Tuttavia, tale dicitura sarà riportata all'interno di ciascuno scontrino cartaceo stampato dal registratore di cassa oppure all'interno del documento gestionale di chiusura giornaliera.

Con l'aggiornamento al tracciato telematico XML7 vengono introdotte più tipologie di Corrispettivo non riscosso per ovviare a questa casistica.

24. Come posso gestire i corrispettivi non incassati (scontrini con tipo pagamento Sospeso) sul gestionale?

Gli scontrini potranno mantenere la stessa configurazione delle precedenti Ricevute Fiscali, ossia con voce Corrispettivo impostata come Parte pagata, all'interno della causale contabile. La procedura di riepilogo dello scontrino a sospeso rimarrà allo stesso modo invariata. L'emissione del primo scontrino a sospeso, e relativo riepilogo con un altro documento fiscale, comporterà l'invio di un corrispettivo duplicato che potrà essere sanato in sede di dichiarazione Iva (vedi FAQ n° 23 Come si comportano i corrispettivi in caso di importi non riscossi).

Nota. La scelta di configurare il documento commerciale con voce Corrispettivo impostata come Parte pagata o Intero importo è a discrezione della struttura. In caso di configurazione come Intero importo, lo scontrino elettronico si comporterà come una Fattura e non si renderà necessario riepilogarlo al momento dell'incasso.

25. Ho acquistato un registratore telematico Custom tramite Ericsoft. Come posso eseguire l'aggiornamento del firmware?

Se si possiede un registratore Custom con versione del firmware inferiore a 3.94, è necessario intervenire sul registratore stesso, pertanto occorrerà spedirlo al fornitore o, dove previsto, pianificare un intervento on site. Se invece la versione del firmware è pari o superiore a 3.94, è previsto anche l'aggiornamento da remoto. In entrambi i casi, contattare il reparto Customer Care al numero 0541 604894 interno 4.

In alternativa, qualora l'acquisto del registratore non fosse avvenuto tramite Ericsoft, o non si desideri spedirlo, occorre contattare il proprio rivenditore di zona ed eventualmente richiedere un intervento a pagamento.